Comment travailler moins, et mieux ?

Tout d’abord, pour être efficace et productif·ve au quotidien dans son travail, il est essentiel d’avoir une vision claire et précise du travail à réaliser. Vos objectifs professionnels doivent être suffisamment clairs et spécifiques de façon à faciliter votre organisation pour les atteindre. Et ceci, aussi bien en termes de temps, que d’énergie et de ressources matérielles.

Pour les objectifs conséquents, découpez-les en sous-objectifs. Puis déclinez ces derniers en plan d’actions, étapes, ou tâches concrètes.

Démarrer sa journée avec une vision très claire de ce que l’on a à faire est fondamental pour être efficace.

Une fois que vous avez une vision claire et précise des tâches à réaliser, il est indispensable de prioriser pour savoir où mettre votre énergie et votre force de travail. En effet, si vous travaillez beaucoup au profit d’une tâche qui a peu d’importance, vous vous fatiguez inutilement et perdez un temps précieux.

Dans ce travail de priorisation, il vous faut donc identifier LES tâches, LES actions qui peuvent faire une grande différence pour atteindre vos objectifs ou obtenir du résultat. Concentrez-vous sur ce qui apporte de la valeur et ce qui a de l’importance sur les résultats. Ceci correspond au principe énoncé par la loi de Pareto (aussi connu sous le nom de « règle des 80/20 »), qui affirme que 80% des résultats que l’on génère proviennent de 20% de nos efforts.

Pour travailler moins, et mieux, il est donc essentiel d’arrêter de perdre du temps dans des tâches peu ou pas importantes. La clé est d’investir ses efforts là où cela aura un impact certain.

Ensuite, quand ces tâches prioritaires sont identifiées, planifiez-les dans votre agenda, au meilleur moment possible de votre journée. Déterminez le moment de la journée où vous êtes le·la plus productif·ve et que vous parvenez le mieux à vous concentrer. Pour de nombreuses personnes, la concentration est maximale le matin. Mais si vous vous sentez productif·ve plutôt en fin d’après-midi, libre à vous de choisir le moment qui vous parait le plus pertinent.

Choisissez donc de faire vos tâches prioritaires, celles qui requièrent le plus d’investissement et de concentration, à ces moments-là. Le fait de bloquer du temps dans l’agenda et de s’y tenir permet d’être moins stressé·e et plus productif·ve.

Idéalement, si vous en avez la possibilité, terminez une tâche avant de passer à la suivante. En effet, le cerveau se rappelle davantage de quelque chose qui n’est pas terminé ou interrompu. Immanquablement, cela augmente la charge mentale.

On a parfois tendance à associer la productivité avec l’intensité que l’on met dans son travail. En réalité, la productivité est déterminée par l’aptitude à rester parfaitement concentré·e pendant la plage de travail précédemment planifiée dans l’agenda. Il est donc primordial, pendant cette plage de travail, d’éviter toute interruption de sorte à pouvoir être parfaitement concentré·e.

En effet, il est très compliqué de travailler et d’être efficace quand on est constamment dérangé·e ou distrait·e. Les coupures telles que les mails, les notifications (sur téléphone ou ordinateur), les appels, etc. provoquent de la déconcentration. A chaque déconcentration, le cerveau est obligé de faire l’effort de se reconcentrer, ce qui le fatigue.

Coupez vos notifications pendant un temps défini afin de pouvoir vraiment vous concentrer. Certains smartphones proposent à cet effet des réglages « Ne pas déranger » ou « Concentration » qui sont paramétrables. Par ailleurs, si vous travaillez en open space, vous pouvez informer vos collègues de votre indisponibilité à venir. S’il y a du bruit et que cela perturbe votre concentration, isolez-vous, mettez des boules quies ou un casque anti-bruit.

On peut avoir tendance à croire que réussir implique de travailler sans relâche et sans compter ses heures. Et ainsi croire que :

• Travailler plus = produire plus. En consacrant tout mon temps au travail, j’accomplis davantage de tâches, mes projets progressent et les résultats suivent.
• Prendre des pauses = perdre du temps. Si je réduis mon temps de travail, ma productivité baisse, j’accomplis moins de tâches et j’avance moins vite.

Cette vision, qui peut sembler logique au premier abord, est erronée car elle omet un facteur essentiel ! Sans pause, notre cerveau sature et perd en efficacité. Lorsqu’il est surchargé, la qualité du travail produit se dégrade, et les tâches deviennent plus longues à exécuter. En réalité, ces pauses régulières sont le secret de l’efficacité et de la productivité. Elles sont bénéfiques pour restaurer l’attention, la concentration, et améliorer la capacité d’apprentissage. Le cerveau a besoin de s’oxygéner pour recharger ses batteries et aborder la session de travail suivante avec énergie ! Travailler sans jamais s’arrêter augmente considérablement le risque de surmenage, et n’est tout simplement pas viable à long terme.

Alors à vous de déterminer le rythme et le format de pause qui vous conviennent le mieux. Qu’il s’agisse de 5 à 10 minutes toutes les heures, 15 à 20 minutes toutes les 1 heure 30, ou toutes les 2 heures, etc. Même une pause de 5 minutes pour se lever, prendre l’air, marcher un peu ou échanger avec un·e collègue peuvent faire une réelle différence pour votre cerveau. Vous pouvez également profiter de ces moments pour vous hydrater, préparer un thé, vous étirer, pratiquer une courte méditation, écouter une musique qui vous inspire. Ces gestes simples permettent à votre esprit de se ressourcer et mieux répondre aux exigences d’un rythme de travail intense sur le long terme.

Pour travailler plus rapidement, vous pouvez vous appuyer sur des outils, méthodes, et nouvelles technologies conçus pour faire gagner du temps. Qu’il s’agisse d’outils d’organisation (Notion, Trello, OneNote…), de concentration (Focus@Will, Focus to do, Forest…), ou des méthodes de gestion du temps et de planification, utilisez-les pour vous faciliter la vie. De même, les assistants d’intelligence artificielle sont des outils précieux complémentaires (et non de substitution) à votre travail. En effet, ils permettent de gagner du temps en rédigeant des brouillons d’emails, en synthétisant du contenu, en donnant des idées qui stimulent votre créativité, ou encore en aidant à structurer un projet. Cela vous libère ainsi du temps pour vous concentrer sur les tâches stratégiques ou à forte valeur ajoutée.

Pour travailler plus rapidement, vous pouvez également automatiser ou créer des modèles pour les tâches répétitives. Des tâches comme l’élaboration de devis, factures, contrats, ou encore l’extraction fréquente de données, peuvent devenir plus fluides et rapides grâce à de l’automatisation ou des modèles réutilisables. Certes, cela requiert un investissement en temps au moment de l’initialisation. Mais c’est l’assurance d’un gain de temps significatif pour le futur en réduisant les interventions manuelles nécessaires.

Enfin, pour être plus rapide au travail : formez-vous ! Si vous constatez que certaines tâches importantes vous prennent du temps car vous maitrisez mal un outil, un process, ou parce qu’il vous manque des compétences, la formation est un investissement très vite rentabilisé. Vous serez ainsi plus à l’aise, plus confiant·e et donc plus rapide dans l’exécution de vos tâches quotidiennes.

Quand on se demande comment travailler moins, et mieux, notre capacité à savoir dire non s’avère essentielle. Il ne s’agit pas de refuser systématiquement toute demande. Mais plutôt de choisir en toute conscience où investir son temps, son énergie et ses ressources de manière optimale.

Pour rappel, nous avons établi précédemment qu’il était indispensable de prioriser ses tâches au regard des projets à réaliser et objectifs à atteindre. Par conséquent, afin de pouvoir rester concentré·e sur ce qui importe vraiment, il est parfois nécessaire de refuser de vous engager sur d’autres tâches non essentielles ou non prioritaires. D’une part, pour mener à bien ce qui est prioritaire. D’autre part pour préserver votre équilibre et votre santé.

Savoir dire non est fondamental pour vous protéger d’une surcharge de travail, du stress, voire même du burn-out. Et cela vous permet en conséquence de rester efficace et performant·e sur les tâches clés.

Enfin, cette capacité à savoir dire non s’applique aussi envers soi-même. Avec bienveillance toujours, sachez aussi vous dire non quand vous ne respectez pas le contrat passé avec vous-même. Si vous avez prévu une plage de concentration de 9h à 10h30, alors pas de réseaux sociaux, ni de téléphone, ou de procrastination pendant cette heure et demie 😉.